Pengertian Administrasi Menurut Ahli, Fungsi, Tujuan, Ciri, Unsur Dll

Pengertian Administrasi – Saat berurusan dengan berbagai instansi, tentunya Anda pernah mendengar istilah administrasi. Pengertian administrasi sendiri secara umum adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai macam aktivitas meliputi pencatatan, surat-menyurat, pembukuan, operasional, agenda dan lain sebagainya yang dilakukan oleh suatu organisasi maupun instansi perusahaan.

Dengan menerapkan administrasi yang dikelola secara baik dan rapi maka akan memudahkan para pekerja lain agar lebih mudah dalam menemukan informasi maupun data yang mereka butuhkan. Dengan demikian, kemampuan dalam melaksanakan serta merencanakan prosedur administrasi dengan konsisten oleh suatu organisasi akan memudahkan pencarian data kapanpun dibutuhkan.

Pengertian Administrasi Menurut Ahli

Selain halnya pengertian secara umum di atas, administrasi juga diterjemahkan oleh kalangan ahli dan akademisi. Tentunya pengertian ini disajikan agar lebih memudahkan Anda dalam memahami pengertian administrasi itu sendiri. Beberapa pengertian dari ahli ini antara lain

1. George R. Terry

George R. Terry yang menjelaskan administrasi adalah kegiatan meliputi perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan di perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaannya agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Munawardi Reksohadiprowiro

Sementara menurut Munawardi Reksohadiprowiro, administrasi merupakan suatu sistem usaha yang meliputi berbagai macam peraturan yang rapi dan terorganisir, serta terdapat pemutusan fakta-fakta demi tujuan untuk mendapatkan pandangan yang lengkap dan hubungan timbal balik antar fakta.

3. Arthur Grager

Berbeda dengan Arthur Grager yang menerjemahkan istilah administrasi sebagai suatu fungsi yang mengatur tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

4. Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, arti administrasi adalah segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

5. Ulbert

Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data/ informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan definisi administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.

6. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson

Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Dari beberapa definisi terkait administrasi di atas, maka dapat diketahui beberapa fungsi, tujuan, unsur-unsur dan cirinya. Berikutnya, mari kita bahas lebih jauh tentang administrasi dan mengapa hal ini sangat penting bagi suatu organisasi maupun perusahaan.

Fungsi Administrasi

Sebagai salah satu kegiatan utama dalam suatu organisasi maupun usaha, administrasi memiliki sejumlah fungsi penting antara lain;

1. Planning (Perencanaan)

Sebagai bagian dari perencanaan, administrasi merupakan kegiatan yang dilakukan pada tahap awal dalam rangak merencanakan suatu kegiatan ataupun proses. Dalam perencanaan ini, kegiatan yang dilakukan meliputi pengumpulan data, pengolahan data dan informasi sampai pada penyusunan dokumen terkait tahapan perencanaan.

2. Organizing (Penyusunan)

Sebagai bagian dari penyusunan, administrasi menjadi kegiatan menjalin komunikasi agar setiap bagian dapat melaksanakan pekerjaan masing-masing baik itu antar sesama pekerja maupun masing-masing bagian yang terlibat dalam perusahaan. Jalinan komunikasi ini diharapkan semakin memudahkan pencapaian tujuan bersama organisasi maupun perusahaan.

3. Coordinating (Kordinasi)

Administrasi juga memiliki fungsi koordinasi dimana administrasi dilakukan sebagai bagian dari tugas manajemen untuk menjaga komunikasidan keharmonisan diantaran anggota maupun bagian perusahaan sehingga berbagai masalah dapat dihindari. Koordinasi sendiri dapat dilakukan dengan cara melibatkan banyak orang untuk melakukan tugas tertentu.

4. Reporting (Laporan)

Pelaporan adalah kegiatan yang menyampaikan hasil laporan sebuah proyek maupun data tertentu. Dengan adanya laporan ini, maka perusahaan dapat melakukan evaluasi sudahkah tujuan organisasi dapat tercapai atau belum.?

Dengan adanya pelaporan ini, maka pihak eksekutif akan lebih untuk menilai maupun mengetahui bagaimana performa bisnisnya.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)

Fungsi penyusunan anggaran adalah kegiatan merencanakan keuangan yang akan dibutuhkan oleh suatu organisasi. Anggaran yang disusun tersebut akan digunakan untuk melakukan berbagai aktifitas untuk mencapai tujuan bersama sehingga segalanya dapat berjalan sesuai rencana.

6. Staffing (Penempatan)

Staffing merupakan proses administrasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Directing (Pengarahan)

Administrasi juga memiliki fungsi dalam hal pengarahan dimana kegiatan ini dilakukan dalam bentuk pemberian bimbingan, saran maupun kritik atas apa yang telah dilaksanakan selama periode tertentu. Dengan melakukan pengarahan, maka setiap bagian dari perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya sehingga dapat bekerja sesuai kemampuan masing-masing dan bisa menjadi lebih baik.

Dari beberapa fungsi di atas, tentunya Anda dapat menerka mengapa administrasi menjadi salah satu hal yang begitu penting bagi suatu bisnis maupun organisasi yang ingin selalu meningkatkan diri menjadi lebih baik dari waktu ke waktu.

Tujuan Administrasi

Dilakukannya administrasi oleh suatu organisasi maupun organisasi tentunya berdasar pada tujuan spesifik sesuai dengan bidang yang digeluti. Namun meskipun memiliki tujuan yang beragam, pelaksanaan administrasi tersebut secara umum memiliki tujuan yang sama, antara lain

• Untuk mengawasi setiap kegiatan perkantoran, sehingga berbagai macam aktivitas dan proses dapat terorganisir dengan lebih baik dan lebih rapi.
• Untuk melakukan evaluasi berdasar data relevan yang ada, dengan demikian dapat diketahui data serta performa masing-masing bidang terhadap usaha yang dijalankan.
• Untuk memudahkan penyusunan program pengembangan usaha maupun kegiatan di kemudian hari sehingga setiap program yang hendak dilaksanakan kembali dapat direncanakan dengan lebih maksimal dan hasil yang didapat pun bisa semakin optimal.
• Untuk mengamankan berbagai kegiatan usaha maupun organisasi perusahaan

Unsur-Unsur Administrasi

Meskipun diterapkan oleh organisasi dan instansi yang berlainan, setiap kegiatan administrasi memiliki sejumlah unsur-unsur yang akan selalu ada dalam kegiatan administrasi. Unsur-unsur yang dimaksud antara lain;

• Organisasi, adalah tempat dimana proses kegiatan administrasi dilakukan. Tempat yang bisa berupa suatu kantor maupun organisasi dan bisnis ini digunakan sebagai tempat dilakukannya kegiatan administrasi tertentu yang mengatur berbagai macam data dan dokumen terkait organisasi dan bisnis tersebut.
• Manajemen, yaitu orang-orang yang memiliki tanggung-jawab atas posisi ataupun jabatannya masing-masing dalam mengelola bisnis maupun kegiatan di dalam sebuah instansi maupun organisasi.
• Komunikasi, yaitu hubungan yang mendiskusikan berbagai macam hal di dalam organisasi yang bersangkutan sehingga proses administrasi dapat dilakukan dengan optimal.
• Keuangan, yaitu pembiayaan atas kontrak maupun kerjasama yang dilakukan guna memudahkan alur koordinasi masalah keuangan di dalam organisasi.
• Kepegawaian, yaitu setiap tenaga kerja yang melakukan berbagai macam kegiatan administrasi.

Ciri-Ciri Administrasi

Dengan penjelasan di atas, maka dapat diketahui bahwa kegiatan administrasi akan memiliki beberapa ciri spesifik yang membedakan kegiatan ini dengan aktivitas lainnya dalam suatu instansi maupun organisasi. Beberapa ciri umum tersebut antara lain;

• Adanya tujuan yang jelas sehingga proses administrasi akan menjadi lebih mudah dan terarah. Dengan begitu, maka kinerja organisasi akan lebih terukur yang berpedoman kepada tujuan yang spesifik.
• Adanya sumber daya manusia yang setidaknya berjumlah 2 orang atau lebih dimana kegiatan administrasi tersebut setidaknya dikerjakan oleh 2 orang sehingga reliabilitas dapat dipertanggungjawabkan sekaligus meminimalisir terjadinya human error..
• Administrasi akan selalu berkaitan dengan aktivitas kerjasama baik pihak internal organisasi maupun pihak eksternal. Setiap data yang disajikan dalam administrasi akan sangat diperlukan untuk memuluskan kerjasama tersebut.
• Adanya suatu usaha ataupun proses kerja dimana dalam melaksanakan kegiatan administrasi ini, usaha maupun proses kerja akan selalu ada dan dapat terus dijalankan.
• Adanya kepemimpinan, bimbingan serta pengawasan agar masing-masing bagian dalam organisasi maupun perusahaan dapat saling memberi masukan dan saran agar menjadi lebih baik di masa mendatang.

Ruang Lingkup Administrasi

Apa saja cakupan dari administrasi itu? Berikut ini ruang lingkup administrasi menurut (Gie,2007:16) diantaranya adalah:

1. Menghimpun

Ruang lingkup administrasi yang pertama adalah menghimpun. Dimana kegiatan ini bertujuan untuk mencari dan mengumpulkan informasi atau keterangan secara detail kemudian di simpan untuk tujuan agar nanti bisa digunakan bila diperlukan.

2. Mencatat/menuliskan/mengetik

Ruang lingkup administrasi yang kedua merupakan kegiatan lanjutan dari kegiatan menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca atau dikirim.

3. Mengelola

Kegiatan selanjutnya adalah mengelola atau menganalisis suatu bentuk data administrasi yang telah ada atau yang sudah ada, guna mendapatkan hasil dari data yang di himpun.

4. Menyimpan

Kegiatan ini bertujuan untuk mengamankan dokumen atau mendokumentasikan data dengan berbagai cara untuk nantinya di gunakan kembali jika di perlukan.

5. Mengirim

Ruang lingkup administrasi selanjutnya adalah mengirim, yaitu proses atau kegiatan berbagi data atau file ke pihak lain baik dari dalam organisasi ataupun dari luar organisasi.

Contoh-contoh Administrasi

Berikut ini beberapa contoh administrasi dalam kehidupan sehari-hari:

1. Administrasi Negara

Contoh yang pertama adalah administrasi negara. yang merupakan serangkaian kegiatan yang di susun dan ditujukan untuk aparatur negara atau pemerintahan. Administrasi negara ini perlu dilakukan agar proses pemerintahan dalam berjalan dengan efisien, sederhana, dan mencakup kepentingan rakyat. Secara teknis contoh berikut ini termasuk kedalam administrasi negara diantaranya:

• Pengaturan resuffle kabinet oleh presiden
• Pengaturan mengenai pembentukan badan dan komisi-komisi pemerintahan
• Tata cara pemberian layanan kepada masyarakat
• dll

2. Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian ini biasanya aktivitas yang berkaitan dengan pegawai atau karyawan. Administrasi kepegawaian juga perlu dilakukan agar seluruh karyawan atau pegawai dapat teratur serta dapat berfungsi sebagaimana mestinya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

3. Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran ini merupakan susunan kegiatan sehari-hari di sebuah instansi perkantoran baik secara internal maupun eksternal. Kegiatan administrasi perkantoran meliputi pencatatan, perencanaan keuangan, rekap masuk pegawai, penagihan, bagian distribusi barang, stok barang, rapat dan masih banyak lagi.

4. Administrasi Keuangan

Bidang keuangan sebuah instansi perlu untuk dikelola dengan baik. Maka dari itu administrasi keuangan perlu dilakukan agar pengeluaran dan pemasukan dapat tertata dengan baik.

Kegiatan administrasi keuangan meliputi pencatatan keuangan, budgeting, penggunaan keuangan, laporan dan pertanggung jawaban dana yang dialokasikan.

*****

Setelah membaca penjelasan terkait pengertian administrasi dan berbagai hal yang berkaitan dengannya, tentunya Anda sudah semakin memahami apa itu kegiatan administrasi dan apa pentingnya dilakukan.

Dengan melakukan pengelolaan administrasi yang konsisten, maka berbagai macam pekerjaan kantor dan organisasi akan menjadi semakin mudah dan cepat diselesaikan. Efisiensi kerja pun dapat dikejar.