FUNGSI PENGAWASAN

Pengertian Dan Arti Pentingnya

Pengawasan adalah tindakan atau proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, untuk kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan-kesalahan itu, begitu pula menjaga agar pelaksanaan tidak berbeda dengan rencana yang ditetapkan. Namun sebaliknya, sebaiknya apapun rencana yang telah ditetapkan, juga tetap memerlukan pengawasan. Oleh sebab itu antara perencanaan dan pengawasan mempunyai hubungan yang sangat erat.

Disebutkan oleh H. Koontz dan C.O’Donnell bahwa antara perencanaan dan pengawasan ini ibaratnya seperti kedua sisi dari mata uang yang sama (planning and controlling are the two sides of the same coin).

Pengawasan perlu dilakukan, untuk mengurangi tingkat kesalahan sekecil mungkin. Sehingga dalam bentuk organisasi/perusahaan apapun, pengawasan ini selalu dibutuhkan, karena pengawasan itu sendiri mempunyai sasaran untuk melakukan pencegahan dan atau perbaikan ketidaksesuaian atau perbedaan-perbedaan, kesalahan-kesalahan dan berbagai kelemahan dari suatu pelaksanaan tugas dan wewenang.

Fungsi-fungsi pengawasan

Melihat sasaran dan tujuan pengawasan diatas, maka pengawasan mempunyai berbagai fungsi pokok diantaranya :

1. Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan-kesalahan.
2. Untuk memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi.
3. Untuk mendinamisir organisasi/perusahaan serta segenap kegiatan manajemen lainnya.
4. Untuk mempertebal rasa tanggung jawab.

Prinsip-prinsip dasar pengawasan :

1. Adanya rencana tertentu dalam pengawasan, sebab dengan adanya rencana yang matang akan merupakan standar/alat pengukur terhadap berhasil tidaknya pengawasan.
2. Adanya pemberian instruksi atau perintah serta wewenang kepada bawahan.
3. Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang diawasi, sebab masing-masing kegiatan seperti produksi, pemasaran, keuangan dan sebagainya, memerlukan sistem pengawasan tertentu sesuai dengan bidangnya.
4. Dapat segera dilaporkan adanya berbagai bentuk penyimpangan
5. Pengawasan harus bersifat fleksibel, dinamis dan ekonomis
6. Dapat merefleksikan pola organisasi, missal setiap kegiatan karyawan harus tergambar dalam struktur organisasi atau terhadap setiap bagian yang ada harus ada standar daripada biaya dalam jumlah tertentu apabila terjadi pentimpangan, sehingga apabila penyimpangannya melebihi standar, disebut tidak wajar lagi.
7. Dapat menjamin diberlakukannya tindakan korektif, yakni segera mengetahui apa yang salah, di mana terjadinya kesalahan tersebut serta siapa yang bertanggung jawab.

Tentu saja bagi setiap organisasi/perusahaan, prinsip-prinsip dasar pengawasan tersebut dapat dikembangkan sesuai dengan maksud dan tujuan organisasi/perusahaan yang bersangkutan.

Macam-Macam Pengawasan

Pengawasan dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut pandang mana pengawasan tersebut ditinjau:

1. Dari sudut subjek yang mengawasi, dibedakan menjadi :

• Pengawasan internal dan pengawasan eksternal
• Pengawasan langsung dan pengawasan tidak langsung
• Pengawasan formal dan pengawasan informal
• Pengawasan manajerial dan pengawasan staf

2. Dari sudut objek yang diawasi, dibedakan menjadi :

• Material dan produk jadi/setengah jadi, yang sasarannya, meliputi :

1. Kualitas dari material, produk jadi/setengah jadi, dengan menggunakan suatu standar kualitas (quality standard).
2. Kuantitas dari material, produk jadi/setengah jadi, dengan menggunakan suatu standar kuantitas (quantity standard).

• Penyimpangan barang barang di gudang, misalnya dengan adanya persediaan besi di gudang :

1. Keuangan dan biaya
2. Waktu (time)
3. Personalia

3. Waktu pengawasan :

• Pengawasan preventif
• Pengawasan represif

4. Sistem pengawasan :

• Inspeksif ; yakni melakukan pemeriksaan setempat (on the spot), guna mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya.
• Komparatif ; yakni membandingkan antara hasil yang diperoleh dengan rencana yang ada.
• Verifikasi ; yakni pemeriksaan yang dilakukan oleh staf, terutama dalam bidang keuangan dan atau material.
• Investigatif ; yakni melakukan penyelidikan untuk mengetahui atau membongkar terjadinya penyelewengan-penyelewengan yang tersembunyi.

Prosedur Pengawasan

Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam prosedur atau proses pengawasan adalah sebagai berikut :

1.Menetapkan rencana pengawasan, yang terdiri dari :

• Sistem pengawasan yang digunakan
• Standar-standar pengawasan, serta
• Rencana operasionalnya

2.Pelaksanaan pengawasan, yang dapat menggunakan keempat sistem yang telah disebutkan diatas yakni inspektif, komparatif, verifikatif dan investigative yang kesemuanya bersifat represif

3.Melakukan penilaian/evaluasi dari pelaksanaan pengawasan, yakni untuk mengetahui apakah suatu sistem yang telah dijalankan sudah memenuhi kebutuhan pengawasan atau belum.

Teknik-Teknik Pengawasan

Dalam melakukan pengawasan, perlu ditetapkan teknik-teknik pengawasan tertentu agar pengawasan itu sendiri dapat berlangsung secara efektif dan efisien.

Dimaksudkan dengan teknik pengawasan adalah cara melaksanakan pengawasan dengan terlebih dahulu menentukan titik-titik pengawasan dan dari sinilah nantinya dapat ditarik suatu kesimpulan mengenai keadaan seluruh kegiatan organisasi/perusahaan.

Diantara beberapa teknik pengawasan, adalah sebagai berikut :

1. Pengawasan yang menitikberatkan pada hal-hal yang menyolok penyimpangannya (control by exception).
2. Pengawasan yang menitik beratkan pada pengendalian di dalam bidang pengeluaran (control through cost)
3. Pengawasan yang menitikberatkan pada orang-orang yang dipercaya atau orang-orang yang merupakan kunci dari pekerjaan tertentu (control through key person)
4. Pengawasan dengan memperhatikan penggunaan waktu dan waktu yang disediakan atau diberikan (control through time)
5. Pengawasan dengan menjalankan suatu rangkaian pemeriksaaan/verifikasi/audit secara sistematis (control through audits).

Pengawasan yang efektif

Agar pengawasan efektif, maka para manajer harus menghayati reaksi  manusia  terhadap  sistem  pengawasan.  Manusia  tidak begaitu saja    menerima    pengawsan    yang    dilakukan    manajer.    Reaksinya bermacam-macam menolak sekali pengawsan terhadapnya, mempertahankan diri darisistem pengawasan yang diterapkan padanya dan  membela kinerja dan menolak sasaran  kinerja yang tersirat  dan tersurut pada tujuan. Hal ini makin jelas bila sumber daya terbatas dan situasi penuh tekanan. Dalam situasi seperti itu, orang cenderung untuk mempertahankan hasil kerja yang dibatasi oleh kendala sehingga pengawasan   biasanya   tidak   dikehendaki.   Stoner   mengemukakan bahwa pengawasan yang efektif itu haruslah memenuhi persyaratan sbb:

1.      Ketepatan

2.     Sesuai waktu,

3.     Objektif dan kompherensif,

4.     Fokus pada titik pengawasan strategis,

5.     Realistis secara ekonomis,

6.     Realistis secara organisatoris

7.     Terkoordinasi dengan aliran kerja organiasi,

8.     Luwes

9.     Prespektif dan opersional,

10.   Dapat diterima para anggota organisasi.

Sistem pengawasan yang efektif itu seharusnya mendukung strategis dan memfokuskan diri pada apa yang harus dilakukan, tidak saja pada usaha pengukuran. Pokok perhatian ada pada kegiatan yang penting bagi tercapainya tujuan organisasi. Sistem pengawasan harus mendukung usaha menyelesaikan masalah dengan pengambilan keputusan, tidak haanya menunjukkan penyimpangan-penyimpangan.  Sistem  tersebut  harus dapat menunjukan mengapa terjadi penyimpangan dan apa yang harus dilakukan untuk perbaikannya. Sistem pengawasan harus dapat dengan cepat atau dini mendeteksi penyimpangan sehingga tindakan perbaikan dapat pula dilakukan dengan segera agar terhindar hal-hal yang tidak diharapkan; kalau perlu dengan cara-cara pengecualian.

Sistem pengawasan yang efektif memberikan informasi yang cukup bagi para pengambil keputusan, artinya informasi yang mudah dimengerti, padat. Sistem pengawasan harus dapat mengakomodasi situasi yang unik atau yang berubah-ubah. Sistem pengawasan harus pula dapat mengakomodasikan kapasitas seseorang untuk mengawasi dirinya sendiri. Yang penting harus ada saling percaya, komunikasi dan partisipasi pihak-pihak yang berkepentingan. Pengawasan diri tercipta bila rancang bangun kerja itu jelas dan pemilihan orang yang mampu bagi pekerjaannya dilakukan dengan baik.

Sistem pengawasan  harus  menitik-beratkan  pada pengembangan, perubahan dan perbaikan; kalau dapat sanksi dan peringatan itu diminumkan. Kalau sanksi diperlukan haruslah dilaksanakan dengan hati-hati dan manusiawi. Akhirnya sistem pengawasan harus jujur dan objektif artinya tidak memihak, dan satu- satunya tujuan adalah peningkatan kerja.