FUNGSI PENGORGANISASIAN

Definisi Fungsi Pengorganisasian

Function Organizing (pengorganisasian) adalah fungsi manajemen yang   mengikuti   perencanaan   (planning).   Pengorganisasian   adalah fungsi   dimana   sinkronisasi   dan   kombinasi   sumber   daya   manusia ,sumber daya fisik dan sumber daya modal atau keuangan digabungkan menjadi satu, untuk mencapai tujuan dari organisasi atau kelompok.

Pengorganisasian membantu dalam pencapaian dari tujuan organisasi atau kelompok. Menurut Chestrr barnard ” pengorganisasian adalah dimana kekhawatiran mampu mendefinisikan posisi dan peran, pekerjaan terkait dan koordinasi antara otoritas dan tanggung jawab”. Oleh  karena  itu  manajer harus selalu  mengatur untuk mendapatkan hasil.

Menurut Cefto Samuel C, The proccess of establishing ordrly uses for all oeganizational’s resources. (pengorganisasian merupakan proses mengatur  semua  kegiatan  secara  sistematis  dalam  mengelola  sumber daya)

Menurut Williams Chuck, Deciding where decision will be made, who    will    do    that    jobs    and    task,    and    who    will    work    for whom. (memutuskan  dimana  keputusan  akan  dibuat,  siapa  yang  akan melakukan pekerjaan dan tugas itu, dan siapa yang akan bekerja serta untuk siapa mpekerjaan itu dilakukan)

Menurut    Daft    Richard, Pengorganisasian    merupakan    sebuah kegiatan pemanfaatan  sumber  daya  organisasi untuk mencapai tujuan stategis. Jadi, pengorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber   daya   manusia   dan   sumberdaya   fisik   lain   yang   dimiliki perusahaan  untuk menjalankan  rencana  yang  telah  ditetapkan  serta menggapai tujuan bersama. Pengorganisasian merupakan sebuah aktivitas penataan sumber daya manusia yang tepat dan bermanfaat bagi manajemen, dan menghasilkan penataan dari karyawan.

Fungsi   perngorganisasian   adalah   suatu   kegiatan   pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan  untuk menjalankan  rencana  yang  telah  ditetapkan  serta menggapai tujuan perusahaan. Dengan kata lain pengorganisasian adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian tugas. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut  dikelompokkan,  siapa  yang bertanggung  jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Pengorganisasian merupakan sebuah aktivitas penataan sumber daya manusia yang tepat dan bermanfaat bagi manajemen, dan menghasilkan penataan dari karyawan. Hal pokok yang perlu diperhatikan dari pengorganisasian :

1.     Menentukan arah dan sasaran satuan organisasi,

2.     Menganalisa beban kerja masing – masing satuan organisasi.

3.     Membuat job description (uraian pekerjaan)

4.     Menentukan  seseorang  atau  karyawan  yang  berdasarkan  atas pertimbangan arah dan sasaran, beban kerja, dan urian kerja dari masing – masing satuan organisasi.

Definisi pengorganisasian menurut para ahli :

1.   Menurut  Stoner  dalam  bukunya   Dasar-dasar    Organisasi, pengorganisasian adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui orang-orang dibawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2.  Dalam  Ensiklopedia  Indonesia,  jakarta  1990,  Pengorganisasian ialah kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.  Menurut   Vivit   Ardyansah   dalam   bukunya   Kumpulan   Artikel, pengorganisasian merupakan fungsi kedua dalam manajemen.

4.  Pengorganisasian  adalah  bentuk  sebuah  perserikatan  manusia untuk mencapai tujuan bersama.

5.  Menurut  Source  dan  Riselainer  dalam  bukunya  Kamus  Kata, pengorganisasian yakni sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan tertentu.

6. Menurut  Siagian  (1983),  pengorganisasian  adalah  keseluruhan pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, kewenangan dan tanggung jawab dalam sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat di gerakkan sebagai suatu kegiatan kesatuan yang telah ditetapkan.

7. Menurut T. Hani Handoko dalam Kamus Kata bahasa Indonesia, pengorganisasian adalah sesuatu yang di gambarkan sebagai sesuatu yang tersentralisasi dan berisi tugas-tugas yang sangat terspesialisasikan.

8. Dalam   kamus   lengkap   bahasa   indonesia,   pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan struktur.

Hal – hal yang harus dilakukan seorang manajer saat melakukan pengorganisasian:

1.  Mengidentifikasi kegiatan, semua kegiatan yang harus dilakukan dalam perhatian harus diidentifikasi terlebih dahulu. Misalnya, persiapan rekening, melakukan penjualan, pencatatan, pengendalian mutu.pengendalian persediaan, penetapan karyawan,  dan  lain  sebagainya.  Semua langkah tersebut  harus dikelompokan dan di klasifikasikan ke dalam unit.

2. Mengelompokan kegiatan, dalam tahapan ini , manjer mencoba untuk menggabungkan kegiatan – kegiatan yang sama menjadi satu kelompok atau departemen. Pengorganisasian ini membagi perhatian  ke  seluruh  unit  independen  dan  departemen  yang disebut departemenisasi.

3. Mengklasifikasikan     otoritas,     setelah     departemen     dibuat, manajer harus mengklasifikasikan atau membagi kekuatan dan luasnya akses dari departemen yang telah dibentuk. Kegiatan ini memberi peringkat untuk posisi manajerial atau hirarki, dimana ada tingkatan level atasa (manjemen puncak) sebagai perumus kebijakan, level menengah (manajemen menengah) melakukan pengawasan kedepartemen, level bawah (manajemen lini utama) melakukan pengawasan kariyawan atau biasa di  sebut dnegan mandor, yang memiliki tugas monitoring. Hal ini dilakukan untuk efisiensi agar tidak terjadi pemborosan waktu, uang, dalam menghindari duplikasi atau tumpang tindih kegiatan serta hal ini membantu  kelancaran  dalam  bekerja  supaya  tujuan  dari organisasi atau perusahaan tercapai.

4. Koordinasi antara  wewenang dan tanggung jawab,  hubungan ditetapkan  antara  berbagai  kelompok  untuk  menciptakan interaksi yang mulus harmonis guna mencapai tujuan organisasi. setiap individu dibuat menyadari kekuasaan dan tanggung jawab masing-masing. Mereka harus tau siapa mereka dan menjalankan posisi apa di organisasi, dan mereka juga harus tau dari mana mereka mendapatkan perintah dan dimana mereka melaporkan dan bertanggung jawab atas suksesnya tugas yang telah dilaksanakan. Adanya struktur organisasi, hirarki yang jelas membantu setiap individu menyadari posisi dan jabatan masing-masing.

Perancangan Organisasi

Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan  tujuan  organisasi,  membuat  strategi  untuk mencapai tujuan  itu,  dan  mengembangkann  rencana  aktivitas kerja  organisasi. Pada  dasarnya  yang  dimaksud  perencanaan  yaitu  memberi  jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan- tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan.   Perencanaan  merupakan   proses   terpenting  dari   semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ami guitar dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsurunsur perencanaan. Unsur pertama adalah tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya rindakan tersebut harus dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapa tindakan tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana yang baik yakni :

1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran ang berbeda- berbeda dapat ditiadakan.

2. Fleksibel,   suatu   rencana  harus   dapat   menyesuaikan   dengan keadaan yang seebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana  dirubah  dimungkinkan  diadakan  peneysuaian-penyesuaian  saja.  Sifatnya  tidak  kaku  harus begini  dan  begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.

4. Ada  dalam  perimbangan  berarti  bahwa  pemberian  waktu  dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi- fungsi yang ada dalam organisasi.

Proses Perencanaan

Sebelum  para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya. Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin mengingkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan  terutama  untuk  subunit  mereka  sendiri  dan  untuk jangka waktu yang lebih pendek. Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi  perlu  mempertimbangkan  keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencnaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para mnajer untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan.

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :

1.    Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2.    Merumuskan keadaan saat ini.

3.    Mengidentifikasikan segala kemudhan dan hambatan.

4.   Mengembangkan   rencana   atau   serangkaian   kegiatan   untuk pencapaian tujuan.

Pengaturan Sumber Daya Manusia

Pengertian sumber daya manusia dan penerapannya sering kali masih    belum    sejalan    dengan    keinginan    organisasi.    Sementara keselarasan dalam mengelola SDM menjadi faktor utama kesuksesan jalannya  sebuah organisasi. Lalu  sumber daya  yang  bagaimana  yang perlu dikembangkan agar tujuan organisasi bisa tercapai dengan baik? Sebelum   melangkah   lebih   lanjut,   ada   baiknya   kita   kembali   ke pengertian awal untuk memahami hal ini. Apa yang dimaksud dengan sumber daya manusia? Mari kita lihat menurut pendapat para ahli.

1. Sonny Sumarsono (2003, h 4), Sumber Daya Manusia atau human recources mengandung dua pengertian. Pertama, adalah usaha kerja  atau  jasa  yang  dapat  diberikan  dalam  proses  produksi. Dalam hal lain SDM mencerminkan kualitas usaha yang diberikan oleh   seseorang   dalam   waktu   tertentu   untuk   menghasilkan barang dan jasa. Pengertian kedua, SDM menyangkut manusia yang mampu bekerja untuk memberikan jasa atau usaha kerja tersebut.  Mampu  bekerja  berarti  mampu  melakukan  kegiatan yang mempunyai kegiatan ekonomis, yaitu bahwa kegiatan tersebut menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan atau masyarakat.

2. Mary  Parker  Follett  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  adalah suatu seni untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan  yang  diperlukan,  atau  dengan  kata lain  tidak melakukan pekerjaan-pekerjaan itu sendiri.

Definisi ini, yang dikemukakan oleh Mary Parker Follett, mengandung  arti  bahwa  para  manajer mencapai  tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan   berbagai   pekerjaan   yang   diperlakukan,   atau dengan  kata  lain  dengan tidak melakukan  pekerjaan-pekerjaan itu sendiri.

Manajemen  memang  dapat  mempunyai  pengertian  lebih  luas dari pada itu, tetapi definisi di atas memberikan kepada kita kenyataan bahwa kita terutama mengelola sumber daya manusia bukan material atau finansial. Di lain pihak manajemen mencakup fungsi-fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perencanaan dan penugasan kelompok kerja), penyusunan personalia (penarikan, seleksi, pengembangan, pemberian  kompensasi,  dan  penilaian  prestasi kerja), pengarahan (motivasi, kepemimpinan, integrasi, dan pengelolaan konflik) dan pengawasan.

3. M.T.E. Hariandja (2002, h 2) Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan disamping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena itu SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.

4. Mathis dan Jackson (2006, h.3) SDM adalah rancangan sistem- sistem   formal   dalam   sebuah   organisasi   untuk   memastikan penggunaan bakat manusia secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi.

Demikian pula menurut The Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) dalam Mullins (2005). Sumber daya manusia dinyatakan sebagai strategi perancangan, pelaksanaan dan pemeliharaan untuk mengelola manusia untuk kinerja usaha yang optimal termasuk kebijakan pengembangan dan proses untuk mendukung strategi.

Hasibuan (2003, h 244) Pengertian Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Pelaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. SDM terdiri dari daya fikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap manusia ditentukan oleh daya fikir dan daya fisiknya. SDM atau manusia menjadi unsur utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Peralatan yang handal atau canggih tanpa peran aktif SDM, tidak berarti apa-apa. Daya pikir adalah kecerdasan yang dibawa sejak lahir (modal dasar) sedangkan kecakapan diperoleh dari usaha (belajar dan pelatihan). Kecerdasan tolok ukurnya Intelegence Quotient (IQ) dan Emotion Quality (EQ).